Cuánto cuesta un catering: cómo comparar presupuestos

Para saber cuánto cuesta un catering para tu empresa, necesitas comparar el coste total de un servicio definido: cuántos asistentes habrá, qué comerán, durante cuánto tiempo y con qué atención. El precio por persona es un punto de partida; las bebidas, el personal, el transporte o el material pueden estar incluidos o presupuestarse aparte.

Como referencia inicial, la página de empresas de Catering Domenico, consultada el 28 de septiembre de 2026, publica una estimación a partir de 22 € por persona. La presenta como orientativa, con menaje estándar, montaje y desmontaje en Madrid capital, y advierte de que los extras pueden modificar el presupuesto. Antes de usarla para tu evento, confirma el menú y el formato al que se aplica, las bebidas, el personal, los impuestos y la vigencia de la propuesta. Esa referencia publicada no determina tu precio final.

La forma de comparar dos ofertas es pedir el mismo alcance, separar las partidas incluidas de los extras y dividir el total entre los asistentes. A continuación tienes una plantilla para hacerlo y un ejemplo de cálculo.

Define el mismo servicio antes de comparar precios

Envía a cada proveedor la misma información. Si uno cotiza una pausa con café y otro una comida completa con camareros, sus importes por persona responden a necesidades diferentes.

• Asistentes: número previsto y número que se utilizará para facturar. Pregunta cuándo debes confirmar la cifra definitiva.
• Formato y menú: desayuno, coffee break, comida, cóctel o cena; indica si sustituye una comida o acompaña otra actividad.
• Horario: fecha, duración del servicio y tiempos previstos de montaje y recogida.
• Lugar: dirección, acceso para la entrega y material disponible en el espacio.
• Atención: entrega de comida, autoservicio o servicio con personal; concreta qué tareas necesitas cubrir.

Incluye también las necesidades alimentarias que deba atender la propuesta y pide que cualquier cambio de menú o de servicio quede reflejado en el precio. El presupuesto debe describir qué se entrega, además de indicar cuánto cuesta.

Qué preguntar según el formato que elijas

Al revisar el catálogo de catering para oficinas de Domenico encontrarás desayunos y coffee breaks, almuerzos y comidas, cócteles, cenas y picoteos. Esta elección ayuda a concretar las preguntas del presupuesto:

• Desayuno o coffee break: pide la selección de comida y bebidas, cómo se servirán, si habrá reposición y durante cuánto tiempo. Aclara quién prepara y recoge la estación.
• Almuerzo o comida: concreta el menú, la forma de servirlo y el menaje necesario. Confirma si el importe incluye personal y qué tareas realizará.
• Cóctel o picoteo: distingue la variedad elegida de la cantidad de comida. Las opciones de cóctel publicadas por Domenico con 6, 8, 10, 12 o 14 aperitivos «a elegir» describen una selección; ese dato por sí solo no confirma las piezas que recibirá cada asistente. Pide cantidades y alcance de bebidas y servicio.

Usa la misma selección al solicitar la segunda oferta. Un catálogo permite elegir una propuesta, pero las inclusiones y las condiciones de tu evento deben quedar confirmadas en su presupuesto.

Plantilla para revisar cada presupuesto de catering

Copia esta tabla una vez por proveedor. Anota el dato concreto y marca cada partida como incluida, extra o no confirmada. Si algo no aparece en la propuesta, solicita su aclaración antes de cerrar el total.

No vuelvas a sumar una partida que ya esté incluida en el precio base. Tampoco anotes cero cuando su importe no esté confirmado: deja esa comparación abierta hasta que el proveedor responda. Si una oferta incluye algo que tu evento no necesita, pide una variante y compara de nuevo ambas propuestas con ese alcance.

Cómo calcular el coste total y el precio por asistente

Cuando la propuesta parte de un precio unitario, el cálculo es:

Total = asistentes facturados × precio por persona + extras no incluidos + impuestos no incluidos.

Coste por asistente = total ÷ número de asistentes.

Si te cobran por bandejas, sustituye la primera multiplicación por la suma de las bandejas contratadas. Si existe un mínimo de facturación, pide el total aplicable a tu número de asistentes: puede modificar la base del cálculo. Utiliza los impuestos desglosados en la propuesta, sin añadirlos otra vez si ya figuran en el total.

Ejemplo ficticio: dos precios iniciales, un mismo total

Imagina dos propuestas para 40 asistentes y dos horas de servicio, con menú, bebidas, atención, menaje y montaje equivalentes ya confirmados. Los siguientes importes son inventados para mostrar el cálculo; no representan tarifas de Domenico ni precios de mercado.

En A: 40 × 18 € + 220 € + 60 € + 100 € = 1.100 €. En B: 40 × 22 € + 120 € + 100 € = 1.100 €. En ambos casos, 1.100 € ÷ 40 asistentes = 27,50 € por asistente. Los 100 € de impuestos son un importe supuesto para este ejemplo, no una indicación del tipo que deba aplicarse a un servicio real.

El precio inicial de A es menor, pero los dos totales son iguales una vez incorporadas las mismas necesidades. Para elegir, puedes valorar el detalle del menú, la atención y las condiciones de cada propuesta, además del importe.

Qué confirmar antes de aceptar la propuesta

Pide el desglose por escrito, aunque ya hayas hablado con el proveedor. Debe permitir relacionar cada importe con el menú, las cantidades, el servicio y los horarios que has solicitado.

1. Comprueba el mínimo: pregunta si se aplica un mínimo de asistentes, de pedido o de facturación y cuál sería el total para tu evento.
2. Aclara los cambios: confirma hasta cuándo puedes ajustar asistentes o menú y cómo se recalcularía el importe.
3. Revisa el cierre: solicita el total con impuestos, la validez de la oferta y las condiciones de pago y cancelación.

Con el alcance y las partidas confirmados, tendrás un presupuesto que puedes comparar y trasladar a la planificación de tu empresa. Conserva el desglose junto a la propuesta final para que la contratación refleje exactamente lo que has elegido.